Как повысить производительность труда и личную эффективность

Введение

Для английского поэта Альфреда Теннисона время было «злодеем, рассеивающим прах».

Джонатан Свифт называл время «всепоглощающей, всеразрушающей силой», а Шекспир писал о «губительной осаде бурных дней».

С незапамятных времён до настоящего момента (который стал прошлым, как только вы прочитали эти строки) все люди – и короли, и простые смертные – хотят иметь в своём распоряжении как можно больше времени.

Именно поэтому тема тайм-менеджмента, или искусства управления временем, никого не может оставить равнодушным.

Это руководство по управлению временем, которое несомненно заслуживает самого пристального внимания читателей, содержит множество ценных рекомендаций о том, как нужно планировать и использовать своё время.

Его надо успеть прочесть, прежде чем настанет время, когда вам уже будет некуда и незачем спешить.

Из этого руководства вы узнаете

• Почему в прошлом время не имело для людей такой ценности, какую оно имеет сегодня.
• Каковы самые эффективные приёмы управления временем.
• Как применение этих приёмов может повысить производительность труда в компании.

Основные идеи

• Современным людям постоянно не хватает времени.
• Профессионалы живут и работают в бешеном темпе, деля своё время на мелкие отрезки.
• Вы сможете эффективно распоряжаться временем только тогда, когда ясно осознаёте, чего хотите достичь.
• Прежде чем приступать к планированию времени, внимательно проанализируйте, на что именно вы его тратите.
• Если у вас не получается использовать своё время рационально, измените свои поведенческие привычки.
• Планируйте свой день на основе списка приоритетных дел.
• Здраво оценивайте свои возможности и старайтесь не планировать слишком много дел на один день.
• Люди откладывают дела на потом, потому что боятся неудачи, стремятся избежать неприятной работы или не знают, с чего начать.
• Главный инструмент руководителя – делегирование полномочий.
• Руководители, которые не в силах объяснить, чего они хотят от подчинённых, впустую тратят их время.

С чего начинается управление временем

«Время – невосполнимый ресурс, который к тому же постоянно истощается».

Часто ли бывает так, что за целый день вы не успеваете сделать всё, что наметили?

Случается ли вам чувствовать себя измотанным и загнанным в угол?

Жалеете ли вы, что в сутках всего 24 часа?

Вы в этом не одиноки.

Колоссальное число людей сегодня страдает от острой нехватки времени.

Однако так было не всегда.

В Древнем Риме времени придавалось мало значения, о чём свидетельствует тот факт, что для римлянина день делился всего на два отрезка с неопределёнными границами – «до полудня» и «после полудня».

В Средние века механический хронометр воспринимался как экзотический механизм, который всего лишь делил день на равные промежутки.

Часами пользовались в городах, но большинство людей жили в сельской местности, где часов не было ни у кого и жизнь протекала неторопливо и размеренно.

Сегодня часы, отмеряющие время посекундно, присутствуют почти в каждом помещении.

Кроме того, большинство из нас носит наручные часы и имеет возможность постоянно следить за стремительным бегом времени.

Множеству людей (особенно бизнесменов) приходится работать в бешеном темпе, разбивая своё время на мелкие отрезки.

Лишь немногие из нас способны обходиться без органайзеров и компьютерных программ-планировщиков.

«Методика тайм-менеджмента – система действий по контролю и распределению невосполнимых ресурсов времени».

Умение распоряжаться временем стало одним из главных жизненных навыков современного человека.

Оно избавляет от стресса и эмоционального истощения.

Правильное планирование времени – условие для достижения целей, которые вы перед собой ставите.

Верно и обратное: успешное достижение целей – признак того, что вы научились управлять своим временем.

Однако, чтобы научиться правильно планировать своё время, вы должны разобраться, какие цели являются приоритетными, а какие – нет.

Таким образом, постановка целей – первый шаг эффективного тайм-менеджмента.

Сначала сформулируйте свои приоритетные цели, затем цели вспомогательные, достижение которых способствует достижению первых, и, наконец, второстепенные цели, достижение которых желательно, но не обязательно.

Пример приоритетной цели для руководителя – осуществление крупного проекта в срок и в рамках бюджета.

Вспомогательной целью в этом случае будет составление поэтапного плана работы над проектом, а желательной – упрощение процедуры составления отчёта о затратах.

Приоритетные цели – первое, что нужно учитывать при планировании своего времени.

Научитесь отличать приоритетные цели от неотложных дел.

Количество последних нужно постараться сократить.

«Чтобы научиться управлять временем, первым делом вы должны проанализировать, как вы его расходуете».

Любая цель должна

• Быть конкретной и достижимой, выражаться в числах;
• Иметь чёткие сроки выполнения;
• Приносить выгоду компании;
• Согласовываться со стратегией.

Наметив цели, разбейте их выполнение на отдельные задачи.

Затем рассортируйте эти задачи, по аналогии с целями, на приоритетные, вспомогательные и второстепенные.

Очерёдность этих задач должна способствовать их успешному выполнению.

Оцените, сколько времени может понадобиться на приоритетные и вспомогательные задачи, не беря при этом в расчёт второстепенные.

На всякий случай увеличьте предполагаемое количество времени на 10–20 процентов.

Исходя из этих расчётов установите конкретные сроки для выполнения задач.

Наконец, определите задачи, которые лучше перепоручить своим подчинённым, чтобы сэкономить много времени.

Анализ использования времени

«Мелкие неотложные дела отнимают у нас время, которое можно было бы потратить на выполнение действительно важных дел».

Вы не научитесь грамотно распоряжаться своим временем до тех пор, пока не увидите, как вы его тратите.

Для этого проведите хронометраж всего, чем занимаетесь.

Записывайте как можно точнее, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи.

Сортируйте выполненные задачи на приоритетные, вспомогательные и второстепенные, как описано выше.

Ведите эти наблюдения в течение недели. Полученные данные помогут выяснить, не тратится ли слишком много времени на выполнение второстепенных задач и не расходуется ли время на дела, которые совершенно не помогают в достижении приоритетных целей.

Постарайтесь не тратить время попусту – все усилия направьте на решение приоритетных задач.

Поскольку мы привыкли выполнять дела определённым образом, изменить устоявшиеся привычки непросто.

Пока вы не найдёте в себе смелость отказаться от непродуктивного поведения, вы будете тратить время либо впустую, либо на малозначимые дела.

«Подчинённые всегда готовы переложить свои проблемы на плечи начальника».

Планирование текущих дел

Существует целый ряд вспомогательных средств, с помощью которых можно эффективно планировать дела и распоряжаться временем.

В частности, это ведение ежедневников, составление списка текущих дел, работа с программами-планировщиками.

Планируя распорядок дел на ближайший день, основное внимание уделяйте выполнению приоритетных задач.

Отводите на это время в первой половине дня, когда у вас ещё много сил.

Не спешите заниматься вспомогательными и второстепенными задачами, пока не разобрались с приоритетными.

«Руководитель, который хочет контролировать каждый шаг своих подчинённых, тормозит работу всего коллектива».

Если вы руководитель, то вам не стоит расписывать весь рабочий день поминутно, поскольку в любой момент могут появиться незапланированные дела.

Повседневную рутину – например телефонные звонки и работу с документами – старайтесь выполнять одним блоком.

Поместите план дня на видном месте у себя в кабинете или на рабочем столе своего компьютера.

По мере выполнения пунктов плана вычёркивайте их.

Распорядок дел на день может стать источником ценной информации.

Так, если вы заметили, что регулярно не успеваете выполнять приоритетные задачи, задумайтесь, какие менее значительные дела отнимают у вас время.

У топ-менеджеров, в отличие от других руководителей, не всегда есть возможность составлять детальные планы на день.

Откладывание дел на потом и другие психологические проблемы

«Когда человек взваливает на себя слишком много дел, это негативно отражается на всех аспектах его жизни».

Распространённую привычку откладывать дела можно победить несколькими способами.

В частности, дела, которыми вам неприятно заниматься, всегда можно перепоручить подчинённым.

Если по каким-то причинам у вас нет возможности так сделать, планируйте эти дела таким образом, чтобы при всём желании вы не смогли от них уклониться.

Например, объявите своему начальнику, к какому сроку вы собираетесь выполнить какое-нибудь неприятное для вас дело.

Если вы не хотите браться за ту или иную работу из страха с ней не справиться, попробуйте понять, насколько обоснованы ваши опасения.

Возможно, у вас действительно нет нужного опыта или ресурсов для её выполнения.

Если это так, то постарайтесь получить то, чего вам не хватает.

Если же ваш страх не имеет реальных причин, приложите все силы, чтобы его победить, поскольку иначе вы ничего не достигнете.

Нельзя научиться плавать, оставаясь на суше.

Часто люди откладывают на потом какое-то большое дело потому, что не знают, как к нему приступить.

В такой ситуации главное – начать, причём не важно, с чего именно.

Ещё один приём заключается в том, что весь объём предстоящей тяжёлой работы разбивается на отдельные лёгкие для выполнения задачи.

Многие люди не добиваются намеченного потому, что пытаются сделать слишком много.

Если у вас есть такая проблема, научитесь перепоручать часть своей работы.

Не взваливайте на себя слишком много обязанностей.

Не спешите помогать подчинённым решать проблемы, с которыми они могут справиться самостоятельно.

Отказывайтесь от дополнительной работы, когда у вас много других дел.

Разумеется, сделать это непросто, если у вас требовательный начальник.

Используйте следующую тактику.

В следующий раз, когда начальник поручит вам новое задание, не спешите сразу же за него браться.

Улучите момент, чтобы обсудить с начальником очерёдность выполнения порученной вам работы.

Спросите у него, какое из своих текущих дел вам следует отложить, чтобы освободить время для нового задания.

Такая постановка вопроса заставит начальника, прежде чем нагружать вас работой, задуматься о приоритетности дел, которыми вы заняты.

«Умение планировать время, как и любое другое ценное умение, необходимо постоянно оттачивать».

Много времени может отнимать работа с документами и электронной почтой.

Проверяйте почту не чаще нескольких раз в день в одно и то же время.

Организуйте работу с документами таким образом, чтобы её можно было выполнить единовременно.

Совещания тоже нередко превращаются в пустую трату времени, поэтому откажитесь от тех из них, в которых нет острой необходимости.

Возможно, есть смысл перенять опыт компаний, которые устраивают для своих сотрудников дни, полностью свободные от совещаний.

Делегирование полномочий

Делегирование полномочий – один из самых эффективных способов облегчить работу руководителя.

Перепоручайте подчинённым как можно больше дел.

Такая тактика поможет увидеть, как они справляются с дополнительной ответственностью.

Сотрудники в свою очередь получат возможность проявить себя.

Когда персоналу предоставляются расширенные полномочия в принятии решений, компания намного лучше обслуживает клиентов.

К сожалению, далеко не все руководители умеют делегировать полномочия.

О том, что это утверждение относится и к вам, можно понять по следующим признакам

• Ваша папка входящей электронной почты всегда полна непрочитанных писем.
• Вы регулярно работаете сверхурочно и приходите на работу рано.
• Сотрудники жалуются, что у них нет полномочий решить тот или иной вопрос.
• Вам регулярно приходится вмешиваться в выполнение проектов, которыми занимаются подчинённые.
• Ваши подчинённые стремятся уклониться от ответственности за выполнение заданий, которые вы им поручаете.
• Психологический климат в вашем коллективе оставляет желать лучшего.

«Когда у вас нет чёткого плана дня, вы действуете спонтанно, просто реагируя на текущую ситуацию, а не контролируя её».

Есть несколько простых правил, которые помогут вам научиться эффективно делегировать полномочия

• Давайте сотрудникам предельно ясные и чёткие инструкции.
• Обяжите их информировать вас о своей готовности к выполнению новых заданий.
• Развивайте у подчинённых сознание общего дела, чтобы каждый из них начал ощущать личную ответственность за достижение коллективных целей.
• Делегируйте не только сложную и неприятную, но и интересную работу.
• Дайте своим сотрудникам понять, что их карьера зависит от того, насколько хорошо они будут выполнять ваши поручения.
• Поручайте работу только тем людям, которые в состоянии с ней справиться.
• Контролируйте и комментируйте ход выполнения своих поручений.

Роль компании

«Хотите научиться использовать время с максимальной эффективностью? Начните с того, что со всей серьёзностью займитесь формулировкой целей и определением их приоритетности».

Определённые меры, которые помогут сотрудникам работать более эффективно, можно принять и на уровне организации в целом.

Например, слишком частые командировки сотрудников негативно отражаются на производительности труда персонала.

Отправляйте подчинённых в командировки только тогда, когда в этом есть объективная необходимость.

Проведение веб-конференций позволит существенно экономить рабочее время.

Как известно, удовлетворённые работой сотрудники действуют продуктивнее, поэтому современная компания должна предлагать своим работникам возможность устроить ребёнка в корпоративный детский сад, работать по гибкому графику или удалённо.

Как начальник вы сэкономите время подчинённых, если перестанете требовать от них, например, составления максимально подробных презентаций новых проектов.

Придерживайтесь принципа: «Просто – не значит плохо».

Планирование личного времени

Планируя свободное время, используйте те же принципы, что и при планировании рабочего времени.

Иными словами, формулируйте цели, определяйте их приоритетность и анализируйте время, которое тратите.

Приоритетные цели формулируйте в виде кратких заявлений, например: «Ближайшие полтора года я буду усиленно заниматься разговорным испанским, а потом на две недели поеду в Испанию, чтобы пообщаться с носителями языка».

«Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого жизнь и сделана».

Бенджамин Франклин

Сосредоточьтесь на своих приоритетных целях в личной жизни.

Постоянно помните о том, что вы должны рационально использовать личное время.

Возможно, не стоит ездить в супермаркет дважды в неделю, если можно купить всё нужное за один раз.

Сведите к минимуму просмотр телепередач.

Без колебаний избавляйтесь от вещей, которые вам больше не нужны: чем больше у вас вещей, тем больше времени вы будете тратить на уход за ними.

Если вы стремитесь участвовать в общественной жизни (например организуя детские спортивные мероприятия или собрания клуба по интересам), делайте это не в ущерб достижению личных целей.

Человеку, который чувствует себя измождённым и вялым, очень трудно добиваться намеченных целей.

Начните правильно питаться и принимать витамины.

Займитесь физическими упражнениями, соблюдайте правильный режим сна.

Проще говоря, следите за своей физической формой и стремитесь к поддержанию баланса между работой и личной жизнью.

Вы не сможете продуктивно трудиться и чувствовать себя счастливым человеком, если будете направлять всю свою энергию на какую-то одну сферу своей жизни, игнорируя другие.